Contrapeso En defensa de la libertad y el sentido común
La Maldición de la Reunión
Eduardo García Gaspar
7 octubre 2002
Sección: NEGOCIOS, Sección: Asuntos
Catalogado en:


En más de treinta años de trabajo dentro del área de Marketing, usted puede imaginarse la cantidad de reuniones de trabajo en las que he estado. Un día traté de calcularlas pero me rendí.

No tenía caso saber el número. Lo que sí tenía caso era ver las diferencias entre los diversos tipos de reuniones.

Y lo primero que me vino a la mente fue el contraste entre las reuniones al estilo americano y al estilo mexicano. Las diferencias son grandes.

Las reuniones americanas son más breves, las mexicanas toman más tiempo. Las americanas tratan más puntos dentro de una agenda predeterminada, mientras que las mexicanas tratan menos puntos de manera menos ordenada.

En otras palabras, las reuniones mexicanas son por lo general menos eficientes, lo que es una desventaja competitiva considerable, especialmente por su falta de seguimiento concreto. No todas las reuniones mexicanas son así desde luego, pero su tendencia es ésa.

Recuerdo que en una empresa extranjera en la que trabajé había dos reuniones semanales de la plana mayor. La reunión duraba unas tres horas y su mecanismo era muy sencillo.

Una de las personas presentaba rápidamente algún proyecto y contestaba preguntas que aclaraban dudas. Acto seguido, por orden cada uno de los integrantes mencionábamos nuestra opinión personal destinada a mejorar el proyecto, unos tres minutos por persona.

Ya que todos habían hablado, el mero mero creaba un consenso que era obligatorio seguir por parte del responsable del proyecto. Y después de eso, venía el examen de otro proyecto.

En tres horas podíamos ver al menos seis proyectos, usualmente más. Nadie hablaba fuera de tiempo, nadie interrumpía y nadie se salía del tema.

Recuerdo una empresa nacional en la que trabajé y en la que las reuniones carecían de esa disciplina. Las interrupciones eran frecuentes, al igual que el salirse del tema, llegar tarde y pocas veces se concluían puntos concretos.

Cuando tratamos de establecer una disciplina férrea, muchas personas me felicitaron, pero en la realidad se siguió dando el mismo fenómeno de la discusión sin fin y las interrupciones continuas.

Le digo, la manera en la que se realizan las reuniones es una ventaja competitiva de consideración para las empresas. Todo por el uso eficiente del tiempo ejecutivo y la capacidad de toma de decisiones claras, entendidas por todos.

Porque, le digo y usted lo ha visto muchas veces, hay cantidad de reuniones en las que al terminar no existe una idea clara del siguiente paso: hubo gran discusión, hubo bromas, pero no existieron conclusiones entendibles y no hay claridad en el seguimiento de las acciones.

Obviamente cada quien sale de allí creyendo que debe seguir haciendo lo mismo que hacía antes de la reunión. La consecuencia de eso es una reunión más que se ha desperdiciado. El tiempo ejecutivo vale mucho dinero y aún más vale la capacidad para dejar instrucciones y decisiones claras en la mente de todos.

En otras palabras, imponer una disciplina fuerte en las reuniones de negocios es, literalmente, una ventaja competitiva de consideración.

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