Contrapeso En defensa de la libertad y el sentido común
El Sistema de Sobre Cerrado
Eduardo García Gaspar
23 septiembre 2003
Sección: GOBIERNO, Sección: Una Segunda Opinión
Catalogado en:


Durante más de 10 años trabajé en una empresa con clientes particulares y gubernamentales. Era tal la diferencia entre esos dos tipos de clientes que había dos unidades distintas dentro de la empresa para atender a cada uno de ellos.

Las cotizaciones a los clientes particulares se hacían como cualquiera otra, con negociaciones abiertas y reuniones entre el cliente y el proveedor.

Pero las cotizaciones dadas a los clientes gubernamentales se hacían por otro sistema. A los clientes de gobierno se les cotizaba usando el sistema de sobre cerrado.

Usted lo conoce: cada proveedor presentaba en sobre cerrado una cotización del bien solicitado, especialmente tratando el aspecto de precio y los sobres se abren al mismo tiempo. El sistema era aceptado universalmente como uno adecuado y conveniente.

Es decir, nadie parecía cuestionarlo y bajo ese sistema se respiraba una solución a la corrupción potencial en los procesos de cotización.

Sin embargo, a mí no se me hacía algo lógico. Después de todo, si el sobre cerrado era un sistema tan bueno de cotización, no encontraba la razón por la que él no fuera usado por los particulares.

Las empresas privadas, con todas sus imperfecciones, son mucho mejor manejadas que las empresas públicas. Y si ese sistema de sobre cerrado era tan bueno, la lógica me decía que debía ser usado por los particulares también. Pero no.

Añado otra pieza de información. Durante el tiempo que trabajé allí, utilicé a muchos proveedores. Con ninguno de ellos usé el sistema de sobre cerrado. A pesar de no usarlo, obtuve buenos precios y cotizaciones, con algunos ahorros importantes para esa empresa.

No era yo algo único, pues lo que hacíamos era cotizar con varios abiertamente, dándoles a conocer nuestros objetivos y presupuestos, incluso a veces diciendo lo que esperábamos que costase el producto cotizado y forzando los precios hacia abajo.

Más aún, no sólo poníamos atención en el precio, sino en las condiciones de calidad, tiempos de entrega, servicio de inventarios y cesión de extras no incluidos en el precio original. Siempre tuve la impresión de que eso era mejor que lo del sobre cerrado.

Todo porque podíamos poner más presión sobre el proveedor incluso aunque hubiera presentado el precio más bajo, logrando así ventajas adicionales. Eso no puede ser logrado con el sistema del sobre cerrado.

Fíjese usted en las razones. Con el sobre cerrado, gana el del precio más bajo como principio general, pero el precio se queda allí. En cambio, sin el sobre, es posible negociar más allá de la cotización original para incluir extras de servicio y calidad.

Más aún, si todos supieran el precio habría más presión para reducirlo en una segunda vuelta de cotización, e incluso en una tercera.

Más todavía. Con el sistema de sobre cerrado, cada cotización es diferente y puede ser ganada por un proveedor distinto al anterior, lo que puede ser negativo. Un proveedor con el que se ha trabajado durante algún tiempo adquiere valor adicional, pues conoce mejor las necesidades concretas y los detalles de la empresa.

Ese proveedor ya no tiene que aprender como sí lo tiene que hacer el nuevo. Por eso había veces, bastantes, que cotizábamos bajo parámetros estrictos, pero sólo pedíamos cotización al proveedor anterior, sin concursar de nuevo el proyecto.

Eso nos ahorraba dinero por menor tiempo de personal y menores riesgos en el proyecto por proceso de aprendizaje del proveedor nuevo. A lo que voy en esta segunda opinión es sencillo.

El sistema de sobre cerrado se usa en el gobierno para evitar corrupción, lo que es bueno. Sin embargo, no es un buen sistema para lograr cotizaciones con mejores condiciones.

Es decir, la corrupción obliga a usar sistemas poco eficientes. Dentro de mi mente, me quedo con una idea. Si hubiera yo estado trabajando dentro del gobierno sin usar el sistema de sobre cerrado, me hubieran corrido y acusado de corrupción.

Si hubiera yo estado trabajando dentro de una empresa privada y usado el sistema de sobre cerrado me hubieran corrido por no obtener los ahorros posibles.

Y esto me lleva a concluir que hay diferencias importantes entre la forma en la que se manejan las cosas dentro y fuera de los gobiernos, con las empresas privadas teniendo una fuerte tendencia hacia sistemas con mayor eficiencia.

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