Contrapeso En defensa de la libertad y el sentido común
Reuniones: Oportunidad de Ahorro
Leonardo Girondella Mora
20 diciembre 2007
Sección: NEGOCIOS, Sección: Asuntos
Catalogado en:


La impuntualidad es una causa de improductividad —y un atributo legendario del hacer negocios en México: en mi experiencia un porcentaje mínimo de reuniones da comienzo a tiempo, a la hora anunciada. En mi experiencia, también, un retraso de 15 minutos resulta ser un promedio optimista. Usualmente es mucho más, hasta de media hora sin que nadie se queje.

Al respecto, una columna de Michael Munger resulta útil al hacer una lista de reglas acerca de la impuntualidad —esos retrasos que dañan a todos. Munger calcula que en 20 años ha pasado 3,000 horas en reuniones. No sé las bases de su cálculo, pero en mi experiencia de 35 años aproximadamente tengo los siguientes números:

• 8 horas diarias por 250 días al año da un total de 2,000 horas anuales —deben ser más, muchas más, por la jornada usualmente mayor, de quizá, 15% más: 2,300 en total descontando vacaciones, pero añadiendo jornadas extras y fines de semana trabajando.

• 2,300 horas anuales en 35 años dan un total de 80,500 horas trabajadas.

• ¿Cuánto de eso se pasa en una reunión? En extremo dificultoso de calcular, pero quizá ande por el 25% de mi tiempo, es decir: unas 20,000 horas de mi vida sentado en una sala de reuniones.

Eso es el tiempo y el tiempo cuesta —si el sueldo promedio de la persona que atiende una reunión es de 50,000 pesos mensuales, cada hora vale unos 300 pesos. Es decir, un retraso de 15 minutos en una reunión vale unos 80 pesos y si en la reunión el promedio de asistentes es de 5, el retraso tiene un costo de 400 pesos. Es el costo del retraso por cada reunión: si en la empresa hay 10 reuniones por semana, eso es de unos 200,000 pesos año bajo supuestos optimistas.

Ni mis cálculos, ni los de Munger, me parecen dramáticos vistos en la superficie de porcentaje de tiempo dedicado a reuniones, ni en costos severos capaces de hacer una diferencia —aún así, la impresión general es la de tiempo desperdiciado y creo que eso se debe a otra razón adicional a la de los retrasos: el tiempo de reunión que es desperdiciado. Mi cálculo, basado en simples estimaciones subjetivas, es que el tiempo de reunión en México podría reducirse a la mitad y esto sí tendría cifras impresionantes —los retrasos son lo de menos, lo que importa es el tiempo dentro de una reunión que es improductivo.

Munger señala cinco reglas sobre los retrasos a reuniones:

1. Cuanto más ocupada está la persona, es menos probable que se retrase. Los más ocupados son los que mejor manejan su tiempo. La experiencia en México, por mi parte, es opuesta: los más ocupados suelen llegar tarde alegando precisamente eso, ocupaciones de último momento, lo que interpreto generalmente no tanto como muchas ocupaciones, sino como falta de habilidad para manejar una agenda con prioridades. El realmente ocupado y con carga organizada de trabajo, efectivamente tiende a ser más puntual.

2. Cuanto más cerca se encuentre la sala de reuniones, más probabilidad de llegar tarde. Absolutamente de acuerdo con Munger —la cercanía del lugar causa descuidos y crea confianza excesiva. El más puntual suele ser el que tiene que hacer un viaje en avión para estar en una reunión.

3. Los primeros serán los últimos. Munger se refiere al que llega a la reunión a tiempo y no viendo a nadie más, decide hacer otra cosa; o el que dice que fulano de tal es importante y como no ha llegado, sale a hacer una llamada. Es como una reacción en cadena. He visto suceder esto en reuniones en las que se espera al superior y mientras éste no llega, el resto salen a algún pendiente rápido.

4. Demasiado tiempo en aeropuertos equivale a buena puntualidad. El ejecutivo que arriesga llegar tarde a tomar su avión daña a los demás que estarán en la reunión para la que le esperan. Suele ser un motivo de orgullo el llegar al avión en el momento en el que se está cerrando la puerta —pero en realidad es un suceso que puede hacer perder buena cantidad de dinero.

5. Llegar a tiempo es algo intencional. Cuando la persona llega consistentemente tarde, eso es un hábito personal y pedir disculpas en un acto de hipocresía. Puede deberse a malos hábito de organización, como el no organizar papeles con tiempo.

Esas son las reglas de Munger. Lo que quiero hacer ahora es añadir las observaciones Girondella, referidas no a los retrasos, sino a las pérdidas de tiempo una vez que la reunión ha comenzado en México:

1. No hay agenda, ni orden de temas. La reunión se convoca para tratar algún asunto y quien la convoca no organiza la secuencia, ni conduce la reunión, ni anota acuerdos. La reunión termina y nada sucede después.

2. El asunto no merece una reunión. Podría haber sido tratado en unas pocas llamadas telefónicas pidiendo puntos de vista, o si se trata de un aviso, la información podía haber sido mandada por escrito a los interesados.

3. Las interrupciones son constantes. Los reunidos hablan cuando quieren y sobre el tema que desean yendo de un lado a otro sin orden ni concierto —la reunión duplica su tiempo y nada sucede después.

4. La presentación que se hace es mala. La persona ha usado algún programa de presentaciones confundiéndolo con uno de escritura y nadie puede leer lo que está en pantalla —el tiempo se pasa tratando de explicar qué dice la presentación. O bien, el equipo no fue conectado antes de iniciar la reunión porque quien tiene la presentación llega tarde. O deciden apagar toda la luz para que se vea bien la pantalla.

5. El superior de alguno de los asistentes lo llama de última hora y él tiene que salir de la reunión dejándola incompleta —en las ocasiones que vi suceder esto, ninguna de ellas justificaba la ausencia del llamado.

6. Exceso de palabras, escasez de significado. Los participantes en la reunión tienden a hablar mucho sin decir nada, a enfrascarse en discusiones de uno con otro y hacer perder el tiempo a los demás. Es una carencia de habilidad para llegar a conclusiones razonadas en el menor tiempo posible.

Si cada reunión dura en promedio dos horas e involucra a 5 personas, con los datos anteriores, cada reunión costaría 3,000 pesos. Por cada 10 reuniones semanales, el costo anual sería de más de 1.5 millones —reducir eso a la mitad sí tiene consecuencias financieras importantes.


ContraPeso.info fue lanzado en enero de 2005 y es un proveedor de ideas e información  para lectores que buscan explicaciones.





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